參展商和采購(gòu)商也都意識(shí)到展覽在營(yíng)銷(xiāo)和宣傳方面的重要作用。但是，很多參展商空有參展熱情，而對(duì)怎樣參展，如何確定參展目的缺乏了解。往往是花了大價(jià)錢(qián)，卻達(dá)不到預(yù)期的效果。其實(shí)，參展商要取得預(yù)想的參展效果，沒(méi)有捷徑可走。參展商在面對(duì)形形色色的展覽時(shí)，要充分考慮各種因素，包括展出方式、展出地點(diǎn)、展覽規(guī)模及主辦者的資質(zhì)等一系列的問(wèn)題。

一、選擇展出方式

參加展覽之前首先要選擇最適合的展出方式。展出方式可以簡(jiǎn)單地分為集體展出和單獨(dú)展出兩類(lèi)。

集體展出大致有兩種形式：一是集體參展，指一個(gè)國(guó)家、地區(qū)或一個(gè)行業(yè)以一個(gè)集體參加展覽會(huì)，多表現(xiàn)為國(guó)家團(tuán)、行業(yè)團(tuán)和集團(tuán)公司團(tuán)；二是聯(lián)合參展，兩個(gè)以上的展出者組成的集體形成一個(gè)展覽單位，多表現(xiàn)為上下游企業(yè)展團(tuán)等形式。集體展出一般都有專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)展覽組織工作，對(duì)于沒(méi)有參展經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)市場(chǎng)知識(shí)，實(shí)力不雄厚的中、小企業(yè)是一種比較好的展出方式，尤其是在開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)方面。但是集體展出在展出面積、展出時(shí)間、展臺(tái)設(shè)計(jì)、展出風(fēng)格、人員配備等方面會(huì)受限制。

與集體展出相對(duì)的是單獨(dú)展出，即由展出者獨(dú)立完成展出工作。單獨(dú)展出是展出者直接參加一個(gè)展覽會(huì)，這是最普遍的展出形式，不僅需要一定的展覽知識(shí)和技術(shù)，還需要花費(fèi)一定的財(cái)力和人力，不過(guò)單獨(dú)參展自主權(quán)比較大，可以設(shè)計(jì)出自己的特色，顯示實(shí)力，提高知名度。

不同的展出方式有著不同的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，參展者應(yīng)根據(jù)自身的需要和實(shí)力選擇合適的展出方式，以取得最佳的展出效果。

二、避免錯(cuò)誤觀念

在展覽選擇中，需要注意避免一些錯(cuò)誤的選擇觀念和方法。如果參展商不考慮自身的需要，不考慮市場(chǎng)條件，不對(duì)展覽會(huì)做全面細(xì)致的選擇工作，僅出于某一孤立的原因，或出于某一單方面的考慮而作出的展覽選擇往往是錯(cuò)誤的。如因?yàn)橘M(fèi)用低而選擇參加展覽。費(fèi)用是選擇展覽的因素之一，但是在靠供求關(guān)系調(diào)節(jié)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，費(fèi)用低必然有其原因，大的方面可能有三點(diǎn)，一是展覽會(huì)所在地的市場(chǎng)潛力可能不大，二是展覽會(huì)可能不適合展出者的需要，三是展覽會(huì)質(zhì)量效益可能不理想。因此，因費(fèi)用低而選擇參加展覽往往是錯(cuò)誤的。不能孤立地考慮參展費(fèi)用而要綜合各方面因素考慮。市場(chǎng)是否有潛力，展覽會(huì)是否適合展出者需要，展出效果是否會(huì)好等，應(yīng)該作為選擇的重要考慮因素。

三、提前做好籌備工作

與經(jīng)濟(jì)流通的其他領(lǐng)域一樣，展覽業(yè)也有這樣的規(guī)律，好的展覽會(huì)展覽工作效率高，展出效益好，且一般都具有專(zhuān)業(yè)性質(zhì)，有一定的辦展歷史。這種展覽會(huì)是靠專(zhuān)業(yè)技術(shù)、嚴(yán)格管理和長(zhǎng)期努力造就的。但是展覽會(huì)的組織者為了保證展出質(zhì)量，會(huì)對(duì)展出者和參觀者進(jìn)行嚴(yán)格的控制。首先是對(duì)申請(qǐng)參展與參觀者進(jìn)行有選擇的邀請(qǐng)。其次，組織者對(duì)已參展者進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反展覽規(guī)定者予以處理乃至禁止參展。此外，對(duì)參觀者也會(huì)控制，符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會(huì)的質(zhì)量和效益。鑒于以上情況及展覽籌備周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，參展商在作出展覽選擇之后就應(yīng)立即著手展覽工作。

1.盡早著手安排展覽工作

首先是需要盡早提出展覽申請(qǐng)，展覽會(huì)組織者的公開(kāi)原則是按先來(lái)后到排序，并基本按此原則接納新的參展者，因此應(yīng)盡早報(bào)名。但是，組織者也可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者，所以，展出者還可以做些公關(guān)工作，爭(zhēng)取一些優(yōu)惠措施。

此外，因?yàn)檎褂[會(huì)面積有限，對(duì)于單獨(dú)參加展覽會(huì)的展出者而言，也應(yīng)盡早落實(shí)場(chǎng)地。好的展場(chǎng)都很擁擠，尤其是好的展覽時(shí)間，不提前預(yù)定是租不到好展位的。

2.做好長(zhǎng)期工作打算

制訂展覽工作計(jì)劃，按部就班地開(kāi)展各項(xiàng)工作。在所有的營(yíng)銷(xiāo)方式中，展覽可能是效率最高、環(huán)節(jié)最多、周期最長(zhǎng)的一種方式，而且各個(gè)環(huán)節(jié)互相銜接。所有這些工作不要等到最后時(shí)刻再做，也不可以忽略某些環(huán)節(jié)不去做。因此，要制訂周密的、長(zhǎng)期的工作計(jì)劃安排，經(jīng)費(fèi)、人員、工作項(xiàng)目、工作日程等都要統(tǒng)籌考慮安排。

總之，為了保證展出的效果，展覽選擇工作可以大致分為：對(duì)主辦單位進(jìn)行研究、選擇，根據(jù)展覽資料進(jìn)行研究、選擇，通過(guò)直接詢(xún)問(wèn)有關(guān)方面獲取資料進(jìn)行研究、選擇，以及通過(guò)實(shí)地考察獲取資料進(jìn)行研究、選擇。展出者可以根據(jù)自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。

四、確保參展效果

要取得好的展覽效果，參展商要關(guān)注以下8點(diǎn)。

1.明確參展目的

明確參展目的是一切工作的核心。它包括展覽主題的選定，展位如何布置和展品如何擺放等。參展商一定要明白：參展的目的不論是提高銷(xiāo)售業(yè)績(jī)還是宣傳自己的公司，或者是與同行交流，工作的側(cè)重點(diǎn)都會(huì)有很大不同。

2.仔細(xì)閱讀《參展商手冊(cè)》

《參展商手冊(cè)》是參展商進(jìn)入展覽會(huì)的工作指南及省錢(qián)之道。手冊(cè)內(nèi)容簡(jiǎn)明易懂，基本包容了該展覽會(huì)的一切信息，包括展覽日程安排、展館平面圖、登記程序、參展商資料、展覽說(shuō)明、運(yùn)輸服務(wù)、住房信息、廣告促銷(xiāo)信息等?！秴⒄股淌謨?cè)》可以指導(dǎo)參展商的前期準(zhǔn)備工作有條不紊地展開(kāi)，不至于到關(guān)鍵時(shí)刻才發(fā)現(xiàn)有些文件沒(méi)準(zhǔn)備，或者該做的事情沒(méi)做。

3.重視員工的作用

參展商花費(fèi)大量的時(shí)間、金錢(qián)和精力組織參展工作，往往是富有特色的展位只擺設(shè)了一些印刷的商品目錄，臨時(shí)聘請(qǐng)的展位小姐穿著漂亮的衣服，只負(fù)責(zé)遞送資料和收集名片，而所有參加展覽會(huì)組織準(zhǔn)備工作的員工卻被忽略在一旁。事實(shí)上，這些人是參展商的特使，應(yīng)提前告之他們參展的目的、內(nèi)容及期望，為他們分配適當(dāng)?shù)墓ぷ?。?xùn)練有素、熟悉參展細(xì)節(jié)的員工，有助于建立企業(yè)團(tuán)結(jié)、專(zhuān)業(yè)的形象，也能提升企業(yè)在觀眾心目中的地位。

4.重視專(zhuān)業(yè)觀眾的需求

參展工作人員一般都會(huì)感到有義務(wù)盡量為觀眾提供信息，卻忽視他們的真正需要，觀眾可能因?yàn)槿狈Πl(fā)問(wèn)技巧而常常錯(cuò)過(guò)一些重要信息。要避免這一問(wèn)題，就要進(jìn)行展覽前的培訓(xùn)及準(zhǔn)備工作，不僅僅是一般禮儀和公司產(chǎn)品知識(shí)的培訓(xùn)，還必須有針對(duì)性地了解一些重要客戶(hù)的資料，以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息。

5.善于收集信息

要達(dá)到參展目的，只把自己展示給觀眾是不夠的。很重要的一點(diǎn)是，參與組織展覽會(huì)的人，需樂(lè)于與陌生人交談并了解他們的需要，趁參展的大好機(jī)會(huì)，了解整個(gè)行業(yè)的發(fā)展情況，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)術(shù)及研發(fā)重點(diǎn)。

6.熟悉產(chǎn)品演示技術(shù)

參展工作人員必須掌握產(chǎn)品的演示技術(shù)。參展商應(yīng)該在開(kāi)幕前與所有工作人員溝通，不論是企業(yè)員工還是臨時(shí)聘用的人員，觀眾都會(huì)把他們都看作是企業(yè)形象的代表。這些人都應(yīng)熟悉展臺(tái)布置及展品演示，對(duì)消費(fèi)類(lèi)展品，如果能知道上市時(shí)間及廠商的定價(jià)就更好了。國(guó)外的公司就很重視這方面的培訓(xùn)。還有一種專(zhuān)門(mén)用于展前培訓(xùn)的3D軟件，參展商可以把有關(guān)層位的信息輸入，在層位還未沒(méi)搭建好時(shí)，員工就可通過(guò)電腦模擬了解層位分布和產(chǎn)品展示的信息。

7.展后跟進(jìn)工作不可拖延

展覽會(huì)結(jié)束之后，往往會(huì)出現(xiàn)懈怠心理，展后跟進(jìn)工作通常被忽略，就像打了一場(chǎng)硬仗后只想休息，這是參展的大忌。忽視展后的跟進(jìn)工作，只會(huì)使前期努力付諸流水。參展商應(yīng)于展覽會(huì)開(kāi)幕前建立時(shí)間表，以便每日跟進(jìn)工作，并安排專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)。及時(shí)的跟進(jìn)會(huì)讓客戶(hù)感受企業(yè)的誠(chéng)意，也有助于參展商了解展覽期間所簽訂單有多少可以履行。

8.做好對(duì)整個(gè)展覽會(huì)的評(píng)估

展覽會(huì)各不相同，每場(chǎng)展覽會(huì)都有優(yōu)缺點(diǎn)，都有待改進(jìn)的地方。展覽會(huì)結(jié)束后，參展商要和員工共同進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估包括兩個(gè)方面，一是對(duì)展覽的評(píng)估，分析所參加的展覽是否符合企業(yè)的要求，如符合，則以后應(yīng)該持續(xù)參加，并加大投入，如不符合則就此放棄；二是對(duì)參展工作的評(píng)估，哪些方面做得好，將來(lái)要保持，哪些方面存在問(wèn)題缺點(diǎn)需要改進(jìn)等。