空間協(xié)調是對活動場地、活動設施及活動設備進行的協(xié)調??臻g協(xié)調貫穿于活動的各個階段,主要是通過對活動場地的現(xiàn)場檢查和協(xié)調來完成。
一、制定現(xiàn)場檢查表
制定一份細致、周密的檢查表,是進行現(xiàn)場協(xié)調的基礎。檢查表一方面有助于避免遺漏檢查對象,另一方面有利于主要負責人在不能親臨現(xiàn)場情況下委托他人進行檢查與協(xié)調。
二、現(xiàn)場檢查與協(xié)調
現(xiàn)場檢查時,應隨身攜帶卷尺、照相機、筆記本和鉛筆等檢查與記錄用具。根據(jù)檢查線路,對檢查對象作出評價記錄。對不符合要求的檢查對象,要求場館提供改進方案、施工時間表和具體負責人。
首先應檢查出入場館的交通狀況、大門和停車場。預測交通擁擠的狀況下,場館出入通行能力。協(xié)調解決停車場一般停車和VIP停車的車位分離問題。
場館大門至大廳等候休息區(qū)(休息大廳、化妝室、演員休息室)應有明顯指路路標,測量休息室區(qū)的面積,預測裝潢完成后的接待容量。檢查衛(wèi)生間容量是否符合要求,提出對衛(wèi)生間的特殊布置要求,如擺放鮮花的品種與式樣,噴灑香水的品牌與氣味等。對實際活動現(xiàn)場檢查,應從觀眾和演員兩個角度來觀察,特別要注意判斷坐在后排的觀眾是否在演員演出時享受到滿意的視聽效果。在親自體驗的同時,還應檢查場館提供的場館示意圖,并進行隨機實地測量,對于實際不符之處提出修改意見。
示意圖應全面反映場館的布局與功能,包括食宿、餐飲、會場、急救中心、停車場、舞臺、座位等功能區(qū)與設備的方位、面積、線路等內(nèi)容。示意圖經(jīng)組委會認可后,還必須呈交消防、交通管理等有關政府機構批準、方能實施。經(jīng)批準的示意圖,將用作以后現(xiàn)場檢查與協(xié)調的重要依據(jù)。
1.會展空間策劃的原則
會展的空間策劃,要依據(jù)以下三個原則。
一是市場推廣可行性。主要考察展覽場地所在地的目標市場的大小及其對周圍的輻射程度。適宜的展覽場地及其周邊區(qū)域一般是一定區(qū)域的經(jīng)濟中心和商業(yè)貿(mào)易中心之一,理想的展覽場地還應是將要展出產(chǎn)業(yè)比較發(fā)達的區(qū)域之一。從展覽對周圍的輻射程度看,展覽場地所在城市最好是區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展極具較強的集聚效應,其城市的服務業(yè)對周邊地區(qū)的服務程度比較高,產(chǎn)業(yè)間的配套聯(lián)系比較緊密。
二是觀眾可達性。主要考察展覽場地的交通便捷性及開館、閉館時間與周圍交通線路的合理配置。一般大型展館的選址已經(jīng)考慮了交通便利的因素,如接近地鐵站和主要交通線路的出入口,有眾多的交通線路通過等。在舉辦大型展覽期間,還應在開館、閉館期間設置臨時增加的專線車,做好出租汽車的車輛調配等工作。
三是場地適宜性。包括展出面積和展場設備兩方面。選擇展覽場地,首先要考慮展覽總面積的大小,大的展出面積要選擇大型場館,以保證有足夠的展出場地,而小型展示則可選擇規(guī)模適中的展館,與會議相配套的展示,甚至可以選在舉辦會議的賓館展示區(qū)域或在會議場所附近的展示廳,以突出展示本身的功能。
2.場地面積
要根據(jù)展出目標和展出預算情況確定場地面積。如果展出聲勢大,并且有足夠的預算就要租用大面積的場地;如果是試探法的市場開拓展示,預算也不富余,就要從緊控制展出面積。
另外,以展出面積性質分,以宣傳為主的展覽要準備大一些的面積,有可能創(chuàng)造比較特殊的展示效果,而以貿(mào)易為主的展覽一般以展出面積夠用為宜。從方便參觀者、“以人為本”的角度考慮,若是綜合性的展覽會或者是消費品展銷會,展出面積要適當寬裕一些;若是貿(mào)易展覽會,只對專業(yè)觀眾開放,只要留出洽談的場地,其他的輔助面積可盡量縮減。
3.場地形式
展覽場地的形式有多種分類方法,場地也是影響會展設計的重要因素。
1)室內(nèi)和室外場地
一般將展覽館內(nèi)的場地稱為室內(nèi)場地,將露天的場地稱為室外場地。露天使用的產(chǎn)品,如海灘休閑用品、庭院休閑用品及一些超大、超高、超重的產(chǎn)品,都常常放置在室外場地展示。
2)凈場地和標準展臺
凈場地就是沒有任何展架、展具,需要自建展臺的一塊展覽場地,它可以使展臺更有個性,但對參展者而言不免費時費力,比較適合于針對大公司或集體展出時使用。
標準展臺是一種經(jīng)濟方便、成本效益較好的展出形式,其面積多為9m2、12m2、15m2和20m2及這些數(shù)字的倍數(shù),其中9m2的最為常見。有些貿(mào)易性展覽會,因攤位緊張,只允許租用半個展臺。最基本的標準展臺包括:三面墻板、楣板和常規(guī)照明條件。標準展臺的優(yōu)勢是簡便、經(jīng)濟,其成本可能是定制展臺的一半左右,但也存在缺乏特色的缺點。
3)區(qū)域
展覽活動一般需要以下幾個功能區(qū)域,即展示區(qū)域、公共區(qū)域、洽談區(qū)域、辦公區(qū)域和儲存區(qū)域等。展示區(qū)域的重點是各個展臺,它也是整個展覽會的重點;而公共區(qū)域是展覽會的參觀商共同使用的區(qū)域,也不能忽視,要盡量備齊各類設施;洽談區(qū)域可以設在展位之間,也可以設置一個專門的區(qū)域;而辦公區(qū)域一般設在展廳的入口處,同時展示各類展覽介紹資料,這個區(qū)域可以是一個架子,也可以安排一間專門的辦公室。
任何新投資的項目都需要一定的發(fā)展空間,策劃舉辦一個新的展覽也不例外。展覽項目發(fā)展空間分析,是立足于已經(jīng)掌握的各種信息,根據(jù)展覽項目立項策劃的辦展方案和展覽定位,從展覽的長遠發(fā)展出發(fā),分析展覽項目是否具備可持續(xù)發(fā)展所需要的各種條件。
展覽項目發(fā)展空間分析是立足于現(xiàn)在分析未來,是對展覽項目未來發(fā)展趨勢的一種判斷和預測。一般地,分析展覽項目是否有發(fā)展空間,就是要分析舉辦該展覽所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間和政策空間等是否具備。
① 產(chǎn)業(yè)空間。就是計劃舉辦的展會展覽題材所在的產(chǎn)業(yè)和發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展前景。產(chǎn)業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展前景是舉辦一個專業(yè)貿(mào)易性質的展覽所依托的產(chǎn)業(yè)基礎。對于舉辦展覽來說,具有較大產(chǎn)業(yè)空間的產(chǎn)業(yè)是:本地區(qū)的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和主導產(chǎn)業(yè);政府鼓勵重點發(fā)展的產(chǎn)業(yè);政府扶持的產(chǎn)業(yè)及發(fā)展中的朝陽產(chǎn)業(yè)。當然,說這些產(chǎn)業(yè)的空間較大,并不是說其他產(chǎn)業(yè)就不能舉辦展覽,只是在這些產(chǎn)業(yè)里舉辦展覽的發(fā)展前景更好。事實上,只要某一產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品需求量大,產(chǎn)品更新快,那么,該產(chǎn)業(yè)就有舉辦展覽的空間。
② 市場空間。主要是指市場結構狀況、市場規(guī)模的大小和市場輻射力的強弱,這是舉辦展覽的市場基礎。市場結構狀況揭示了展會展覽題材的選擇是否適合市場的需求。市場規(guī)模的大小從一個側面能表明展覽對企業(yè)參展的吸引力有多大,市場輻射力的強弱能反映展覽能影響和輻射的地域有多廣。市場空間的大小是決定是否舉辦展覽的一個重要依據(jù)。主辦者總是希望在那些市場規(guī)模較大的產(chǎn)業(yè)里舉辦展覽,希望舉辦的展覽展出的展品符合目標市場的市場結構狀況,希望舉辦的展覽有較強的市場輻射力。
③ 地域空間。主要是指展覽舉辦地的地域優(yōu)勢和輻射如何。展覽的舉辦地對展覽本身的發(fā)展有較大的影響,很難想像一個較偏僻的地方能舉辦一個大型展覽。一般來說,展覽應選擇在那些展會展覽題材所在地產(chǎn)業(yè)較發(fā)達的地方舉辦,或者選擇在該產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品的主要銷售地,盡管如此,那些交通比較便利、基礎設施較完善、信息較靈通、服務業(yè)較發(fā)達的城市往往也是舉辦展覽的首選之地。
④ 政策空間。包括展覽舉辦地對會展業(yè)發(fā)展的政策、對展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的政策及對與會展業(yè)有關的行業(yè)的政策。如果在一個政府鼓勵發(fā)展會展業(yè)地方舉辦展覽,辦展機構肯定能得到比其他地方舉辦展覽更多的便利;如果計劃舉辦展覽的展覽題材正是當?shù)卣膭詈椭С职l(fā)展的產(chǎn)業(yè),那么,該展覽的舉辦定能獲得更多的利益;如果當?shù)卣e極扶持與會展業(yè)有關行業(yè)的發(fā)展,那么,在那里舉辦展覽肯定更加順利。
當然,決定展覽項目發(fā)展空間的因素不僅僅只有上述4種,還有其他的一些因素如展館設施狀況等對展覽項目發(fā)展空間也有較大影響;但是,總的看來,對展覽項目發(fā)展空間影響最大的還是上述4個因素。在分析一個展覽項目是否可以舉辦時,一定要注意認真分析這個展覽項目是否具有發(fā)展空間,如果實驗證明它的發(fā)展空間較小,那么,舉辦這樣的一個展覽的可行性將是一個問題。
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